Es ist ein wunderschöner Morgen,
die Sonne scheint, eine angenehm frische Brise weht durchs Büro und die Deutschen sind im Finaaaallleeee, *räusper*… sorry, das musste jetzt sein

Also rundum eine perfekte Gelegenheit mal einen neuen etwas größeren Blog-Artikel zu tippen!
Nachdem ich mich aus persönlichem Interesse schon länger mit dem Thema “Online Collaboration” befasse, hat sich eine entsprechend lange Linkliste zu diversen Anbietern, Produkten und Projekten angesammelt. Es wird Zeit dieses Sammelsurium mal auszuwerten und die Ergebnisse mit anderen Suchenden zu teilen.

Es gibt wie gesagt bereits hunderte Möglichkeiten seine Projekte, Aufgaben (engl. Tasks), Teams und alles was damit in irgendeiner Weise in Verbindung steht zu organisieren. Für mich sind allerdings aktuell die “Web 2.0” Lösungen am attraktivsten, da sie komplett ohne vorherige zusätzliche Software-Installation auskommen, somit von überall aus problemlos verfügbar sind (vorrausgesetzt es gibt Internet und nen Rechner, PDA, o.ä. ;-)) und einen sehr angenehmen Workflow ermöglichen. Im folgenden soll ein grober Überblick, über die meines Erachtens besten Lösungen gegeben werden.

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Mind42 (http://www.mind42.com)

Mindmapping ist für mich bei der ersten Betrachtung von Problemstellungen oder größeren Projekten mittlerweile genauso essentiel, wie der Kaffee am morgen zu wach werden.

“Mind42″ ist eine meiner ersten Mindmapping-Funde gewesen und gleichzeitig auch eine der besten. Nach einer kurzen kostenlosen Registrierung landet man in einem sehr intuitiven und vor allem nicht zu überladenen Interface, dass einem nun fast alle Möglichkeiten zur Gestaltung seiner Mindmap anbietet, die man sich wünschen könnte.

Die Zoomfunktion und ein kleines Fenster mit einer Übersicht über die gesamte Mindmap (”Birdview”) lassen einen auch bei all den Details, die man in seine Mindmap einbauen kann, nicht den Überblick verlieren.

Wo wir gerade bei den Details sind, neben der Möglichkeit jedem Mindmap-Eintrag seine eigene Farbe zu verpassen, kann man ihm auch noch ein Icon, einen Anhang oder einen Link mitgeben. Bei Anhängen hat man hier zurzeit die Auswahl zwichen einer Notiz, einem Wikipedia-Artikel oder einer ToDo-Liste. Auch bei den Links stehen 3 Alternativen zur Auswahl, hier hat man die Wahl zwichen einem normalen Web-Link einem eMail-Link oder einem Link zu einer anderen Mindmap. Zusätzlich kann man den Text-Eintrag auch komplett durch ein Bild ersetzen, zu welchem man nur die entsprechende URL eingeben muss.

Will man dann die Mindmap mit seinen Kollegen, Freunden, Teammitgliedern teilen, lädt man diese einfach zu Mind42 ein und trägt anschließend ihr eMail-Adressen in die Liste zur Zugriffskontrolle seiner Mindmap ein. Schön ist hier auch, dass man selbst entscheiden ob die anderen User die Mindmap nur betrachten oder auch selbst Änderungen an ihr durchführen können.

Einen Screenshot zur Oberfläche findet man hier.

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Remember The Milk (http://www.rememberthemilk.com)

Wer kennt sie nicht? Gehasst, vergöttert und doch unersetzlich, die ToDo- oder einfach auch nur “Aufgaben”-Listen?

Mit “Remember The Milk” hat “Bob T. Monkey” und sein Team eine der besten Lösungen zur Verwaltung eben dieser geschaffen, die ich bisher gesehen habe. Sie wollen eine ToDo-Liste? Kein Problem: Kostenlos registrieren, einloggen, Liste anlegen und schon kann es losgehen. Klingt einfach, ist es auch! “Remember The Milk” oder auch kurz “RTM” ist eine so einfache, wie geniale Handhabung gelungen.

Loggt man sich ein, landet man zunächst einmal auf der Übersichts-Seite. Hier wird einem sofort und übersichtlich gezeigt, was einen am heutigen Tage erwartet, welche Aufgaben morgen anstehen oder welche bereits überfällig sind und evtl. schnellstens erledigt werden müssten.

Geht man weiter zu den “Aufgaben”, bekommt man einen Überblick über seine Listen und den in ihn enthaltenen Aufgaben. Nach Registrierung sind hier zunächst nur “Eingang” und “Gesendet” anzufinden. Anhand dieser Namen, wird bereits eine Möglichkeit klar, die man bei “RTM” hat, nämlich die des “Aufgaben-Versands“. Sie haben eine Aufgabe angelegt oder zugeschickt bekommen und entdecken aber, dass sie aus welchen Gründen auch immer diese aber gar nicht erledigen können oder gar nicht in ihren Aufgabenbereich fällt? Dann schicken Sie sie doch einfach weiter an den ihrer Meinung nach dafür Zuständigen! Vorraussetzung dafür ist nur, dass dieser Jemand auch bei “RTM” registriert und ihrer Kontakt-Liste eingetragen ist.

Legt man eine Aufgabe an, gibt man zunächst nur ihren Titel ein. Erst anschließend kann man nun die weiteren Details zu ihr einrichten und davon gibt es eine Menge. Möglich ist die Eingabe eines Fälligkeitsdatums, eines Wiederholungszeitraumes, einer Zeitschätzung für das erledigen der Aufgabe und die Zuweisung von Tags, Orten, URLs und Notizen zu der Aufgabe. Zusätzlich sieht man, wie oft man die Aufgabe bereits aufgeschoben hat und für wen die Aufgabe freigegeben wurde. Schön ist auch, dass man die Aufgaben auch direkt gleich drucken und als iCalendar oder Atom-Feed exportierten kann.
Unter “Einstellungen” kann man dann anfangen und soviele Listen anlegen wie man will, die anschließend unter “Aufgaben” wieder auftauchen und in denen man nun seine Aufgaben sortieren kann. Auch kann man hier einstellen wie, wann und wie oft man an anstehende Aufgaben erinnert werden will. Scheut man nicht die sehr fairen 25$ pro Jahr, kann man seinen Account auf “Pro” Status upgraden und erhält damit noch viele weitere tolle Features. So kommen dann z.B. Blackberry- und iPhone-Besitzer in den Genuss ihre ToDo-Listen mit ihren Handys zu synchronisieren.

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ThinkFree (http://www.thinkfree.com)

Wer ein größeres Projekt mit mehreren Personen zusammen plant, wird nicht drum herum kommen sich eine funktionierende und für seine Bedürfnisse ausreichende Projektmanagement-Software anzuschaffen.

ThinkFree ist für kleinere bis mittelgroße Projekte durchaus sehr geeignet diese Bürde zu tragen, vereint es doch Online-Office mit Projektmanagement. Das auch hier wieder vor der Nutzung eine kostenlose Registrierung erforderlich ist, lohnt sich kaum noch zu sagen, ich tue es einfach trotzdem mal ;-).

Wie auch viele andere Dienste können Sie also zunächst einmal im Bereich “MyOffice” Online ganz bequem und ohne weitere Software Text-, Tabellen-, und sogar Präsentationsdokumente erstellen mit eigens dafür bereitgestellten Editoren. Im Unterschied zu manch anderen Weboffice-Produkten setzt ThinkFree hier aber auf Java-Technologie und nicht mehr nur reines JavaScript. Vorsicht ist hier aber bei der Nutzung von Proxys geboten! So funktionierte z.B. die Benutzung der Java-Editoren über den Firmen-Proxy bei mir nicht, stattdessen bot sich mir eine Seite mit Anweisungen zur Fehlerbehebungen, welche allerdings alle von einer fehlerhaften Konfiguration der Java-Installation ausgingen :-(. Sieht man von diesem Problem ab, bietet sich einem aber eine sehr schicke, übersichtliche und mit reichhaltigen Features gespickte Office-Oberfläche, die einem alles bietet, was man im normalen Office-Alltag so benötigen könnte.
Mit einem kostenlosen Account erhält man hier rund 1GB Speicher für seine Online-Dokumente, wer mehr will muss einen kleinen Obolus entrichten.

Über den derzeit noch in der Beta-Phase befindlichen “Workspace” ist es dann möglich seine eigenen Projekte anzulegen und zu verwalten. Sehr schön ist hier auch die Rechteverteilung gestaltet, welche in 4 Ebenen vom Eigentümer, zum Administrator, über den Manager hin zum einfachen Mitarbeiter die Rechte schön granuliert Stück für Stück verringert. In der Projektansicht selbst, ist es dann möglich Aufgaben zu definieren und diesen wiederum Probleme zuzuweisen, welchen man dann als Anhang in “MyOffice” erstellte Dokumente anhängen kann.

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HiTask (http://www.hitask.com)

Für Benutzer, die ihre Aufgaben und Projekte über das Web organisieren wollen, aber nicht zwingend ein integriertes Dokumenten-Management benötigen ist HiTask genau das richtige.

HiTask zeichnet sich durch seine sehr gute Aufgaben- (Task-) Verwaltung, ergänzt durch einen übersichtlichen und gut gestalteten Kalender und seine Projektmanagement-Fähigkeiten aus. Obwohl die Aufgaben-Verwaltung noch nicht zu 100% an die von Konkurrent “Remember The Milk” heranreicht, ist sie doch deutlich besser gelungen als bei den meisten anderen Varianten im Netz. Sehr schön ist hier vor allem, das meine seine Aufgaben einfach per Drag&Drop in den Kalender oder über einer der Kontakte ziehen kann, um ihm entweder eine Zeit zuzuweisen oder diese Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen.

Um das Projektmanagement abzurunden und nicht “nur” eine reine Aufgabenverteilung abzuliefern, bietet HiTask dabei auch noch die Möglichkeit eines Teamchats und natürlich der Gruppierung von Aufgaben in den einzelnen Projekten.

Ebenfalls enthalten ist auch bei HiTask der Export seiner Aufgaben im iCalender-Format oder als Atom-Feed.

In der kostenlosen Version kann man leider nur 3 Kontakte, 99 Aufgaben und 25 Projekte anlegen. Diese sollte zwar für einen ersten Test reichen, ist aber spätestens bei produktivem Einsatz doch ziemlich knapp bemessen. Die Premium-Version ist allerdings bereits zu fairen 12,- Euro pro Jahr zu haben und sollte somit kein unüberwindbares Problem darstellen.

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Zoho Projects (http://projects.zoho.com)

Ein weiteres großes Paket mit Leistungen zum Online-Projektmanagement bietet Zoho mit seiner “Projects”-Plattform.

In seinem Umfang ist Zoho-Projects bei weitem die Variante die am nähesten an eine vollwertige Projekt-Management-Plattform heranreicht. Sie bietet ähnlich wie ThinkFree eigene Web-Editoren für Office-Dokumente (Text und Tabellenkalkulation), welche aber im Gegensatz zu ThinkFree auf der Ajax-Technologie basieren und somit auch ohne Java-Installation in jedem neueren Browser funktionieren. Aber nicht nur in Zoho erstellte Dokumente lassen sich in der Dokumentenverwaltung ablegen, sondern auch eigene Dateien in Fremdformaten. Diese kann man dann zwar nicht so bequem Online editieren, aber dafür versionieren und für den Austausch mit den anderen Team-Mitgliedern bereitlegen.

Schön an Zoho Projects ist vor allem die Unterstützung der sogenannten “Milestones“, also größeren Versionsspüngen innerhalb eines Projektes. Aufgaben kann man damit bequem in diesen Milestones gruppieren und somit auch simultan zur neuen, auch an älteren Versionen eines Projektes arbeiten. Der eingebaute Kalender, indem die Aufgaben angezeigt werden ist relativ spartanisch gehalten und nicht so schön wie bei HiTask, erfüllt aber seine Sache gut. Weiterhin bietet Zoho die Erstellung und Exportierung von Timesheets, in denen die pro Tag investierten Arbeitsstunden verbucht sind und Reports in Form von Gantt-Charts an.

Zusätzlich zu den “normalen” Aufgaben lassen sich in Zoho auch Meetings planen und ein kleines Projekteigenes Forum sorgt für die nötige Verständigung innerhalb des Teams.